また、物品については、「意匠に係る物品」（又は建築物）を願書に明示する必要があります。「意匠に係る物品」は登録意匠の範囲を定める対象となるため、その特定は非常に重要です。

形態については、意匠が立体形状の場合、正投影図法では正面図、背面図、左側面図、右側面図、平面図、底面図（６面図）のうち、意匠登録を受けようとする意匠を明確に表すために十分な数の図を記載することが必要ですので、基本的には６面図を提供していただく必要があります。６面図だけでは意匠の形態を十分表現できない場合には、断面図や斜視図などが必要となる場合があります。

なお、出願後直ぐに登録になるのではなく、特許庁によって方式審査、実体審査が行われ、拒絶理由がなければ登録に至ります。登録までの流れはこちらをご覧ください。

拒絶理由を解消するためには図面の不一致を解消するように補正した図面を提出する必要があります。但し、補正できる範囲には一定の制限があるので注意が必要です。例えば、出願当初の願書の記載や図面から当然導き出すことのできる具体的な意匠と、補正後の意匠が異なる場合は要旨変更となり、補正が却下されることになります。

このような拒絶理由通知を受けないようにするためには、出願時に意匠に係る物品又は建築物の形態を十分に特定した図面を提出することが重要となってきます。

当所では、弁理士とグラフィックデザイン課が連携し、意匠登録に適した図面を作成致します。当所のグラフィックデザイン課による意匠図面の作成について詳しくはこちらをご覧ください。

但し、製品が「登録意匠に類似する意匠」の範囲にあるかについては、注意が必要です。例えば、関連意匠登録を有する場合に本意匠と関連意匠の類似の範囲まで形状等を変えても自己の意匠権の実施と考えることができます。一方、関連意匠に係る意匠権を有していない場合などは「登録意匠に類似する意匠」に係る意匠の範囲を想定することが困難です。このようなときは、製造・販売している製品が、「登録意匠に類似する意匠」の範囲かどうか、弁理士の鑑定を求めたり、特許庁に判定※1を求めたりすることができます。

なお、利用・抵触関係※2にあたる他者の登録意匠等の存在がある場合は意匠権者であったとしても意匠の実施は制限される点に留意が必要です。

なお、意匠が同一の場合は一目瞭然ですが、類似といえるかどうかは微妙であることが少なくありません。また、類似だとお考えになっても、判決や審決などでは非類似と判断されるケースもあります。そのため、全く同一の場合は別として、少しでも登録意匠と違う点があるようでしたら、物品等の分野によって類似範囲が異なることが少なくありませんので、私どもなど専門家にご相談することをお勧めします。

比較的安価な商品であれば、購入して現物を確保しておくのも一つの方法でしょう。可能であれば、写真をとっておくと後々証拠として有用になることがあります。また、流通ルートを完全に解明することはなかなか難しいことですので、まずはわかる範囲で構いません。ただ、流通ルートをたどっていくと、輸入品であったということもあります。その場合には、税関での差止手続も考える必要があります。

このことと並行して、できる範囲で結構ですので、意匠権の有効性について確認しておくことが望ましいでしょう。登録意匠の出願前に、日本のみならず世界のどこかで、登録意匠又はその類似意匠が公知になっていれば、意匠権が無効となり、権利行使が認められなくなるからです。少なくとも、特許公開公報や実用新案公報で公開されている図面などは確認しておくことが望ましいでしょう。

まずは書面での通知から始まることになるでしょう。相手方にもよりますが、「お伺い書」から始めるケースもありますし、いきなり内容証明郵便を送付するケースもあります。 その後、書面や直接会っての交渉を通じて解決できれば、「覚書」等を作成して書面にしておくことが望ましいでしょう。

交渉が決裂した場合には、放置しておくことも一つの方法ですが、争う場合には訴訟または仲裁を通じて紛争を解決することになります。

ご相談いただいた場合に私ども専門家が確認させていただく主要な事項は以下のとおりです。
　　　①相手方の意匠権が有効に存続しているか否か
　　　②相手方の意匠と貴社の意匠の対比
　　　③相手方の意匠権を無効にするための調査を行ったか（行うか）否か
　　　④問題となった貴社の意匠を変更することができるか否か
　　　⑤意匠権者と貴社とはどのような関係にあるのか

以上の事項を踏まえた上で、意匠が類似しているのか、無効理由があるのか等を検討させていただきます。そして、どのように回答するのか、すなわち非類似であるとして回答するのか、相手方の意匠権を消滅させる手段をとるのか、意匠を変更すると回答するのか、意匠の実施を継続させて欲しいと回答するのか、等の具体的な対応策をアドバイスさせていただきます。
その後書面や直接会っての交渉を通じて解決できれば、「覚書」等を作成して書面にしておくことが望ましいでしょう。
交渉が決裂した場合には、相手の出方に応じて対応措置を講じていくことが普通です。なお、特許庁に判定を求めて、貴社の意匠実施が、相手方の登録意匠及びその類似意匠の範囲に属するか否かについての見解を求めることも可能です。さらに、意匠権の侵害には該当しないとの確信がある場合には、先手を打って訴訟を提起することも一つの方法です。